VAIHE 3: Ole vuorovaikutuksessa kiinnostuneiden tarjoajien kanssa

""

Tietopyynnön julkaisun jälkeen ja vastausajan päätyttyä hankintayksiköllä on lista yrityksistä, jotka ovat kiinnostuneita hankinnasta. Mitä sitten tapahtuu?

Hankintayksikkö voi käyttää vuorovaikutuksessa tarjoajien kanssa seuraavia keinoja: 

o    Yhteiset informaatiotilaisuudet kaikille tarjoajille kasvokkaiskokouksena tai etäkokouksena
o    Yrityskohtaiset tapaamiset tarjoajien kesken
o    Yhteinen asiakirjojen kommentointikierros ennen tarjouspyynnön julkaisemista

Informaatiotilaisuudet (saisikohan tästä ja yrityskohtaisista jonkun vertailua helpottavan visualisoinnin/taulukon?)

Infotilaisuudessa kaikille ilmoittautuneille tarjoajille kerrotaan yhteisesti hankinnan toteutuksesta, aikataulusta ja hankinnan taustasta. Nämä ovat useimmiten lyhyitä 1-2 tunnin tilaisuuksia, joissa kuvataan alustavia suunnitelmia hankinnan kohteesta, taustalla olevasta hankintatarpeesta, hankinnalle asetetuista tavoitteista, hankinnan sisällöstä ja suunnitelmia hankinnan etenemisestä. Mukana voi olla myös hankittavan palvelun loppukäyttäjien puheenvuoroja. 

Informaatiotilaisuuteen voi sisältyä vapaa kysymys-vastaus -osio, jossa kysymysten ja vastausten hallintaa voi tehostaa esim. tarkoitukseen soveltuvan IT-työkalun tai interaktiivisen alustan avulla.

Vinkkejä informaatiotilaisuuden järjestämiseen

  • Harkitse informaatiotilaisuuden tallentamista, jotta ne tarjoajat, jotka eivät päässeet paikalle tilaisuuteen, voivat hyötyä tilaisuuden sisällöstä. 
  • Huomioi etäyhteyksien kautta osallistuvat tarjoajat ja varmista, että tilaisuus voidaan toteuttaa tarvittaessa kokonaan etänä.
  • Varmista tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu ja lähetä esitetty materiaali jälkikäteen osallistuneille ja kaikille kiinnostuneille. Huomioi riskit liittyen tarjoajien väliseen kiellettyyn yhteistyöhön. Lisätietoa tästä löytyy mm. sivuilta ajankohtaistakilpailusta.fi sekä OECD:n julkaisusta Recommendation On Fighting Bid Rigging 2012

 

Yrityskohtaiset tapaamiset

Yrityskohtaiset tapaamiset ovat hyvä käytäntö kutsua kaikki ennakkoilmoitukseen ja tietopyyntöön vastanneet tarjoajat mukaan markkinavuoropuheluun. Nämä ovat useimmiten lyhyitä tilaisuuksia, joissa tavataan vain yksi yritys kerrallaan. Yrityskohtaisessa tapaamisessa kuvataan (kuten informaatiotilaisuudessakin, joka järjestetään kaikille yrityksille yhteisesti) alustavia suunnitelmia hankinnan kohteesta, taustalla olevasta hankintatarpeesta, hankinnalle asetetuista tavoitteista, hankinnan sisällöstä ja hankinnan etenemisestä. Yrityskohtaisten tilaisuuksien etuna on, että hankintayksikkö voi saada esim. kahdenvälistä informaatiota tarjoajakentästä, tuotedemoja ja tarkempaa yrityskohtaista tietoa tulevista yksittäisen tuotesuunnitelmista kuin informaatiotilaisuuksissa.

Tapaamisia voidaan järjestää kasvokkaistapaamisena, puhelinkeskusteluna tai verkkoalustalla (esim.Teamsin, Skypen tai muun vastaavan videokuvan mahdollistavalla alustalla). Etukäteismateriaalia voidaan toimittaa keskustelun pohjaksi. Lisäksi voidaan, ja olisi olennaista, viestiä tarjoajille etukäteen, mitä asioita tilaisuudessa on tarkoitus käsitellä, mitä ei käsitellä ja miten tilaisuuteen tulee valmistautua. Agenda ja ajankäyttö tulee toimittaa kaikille samanlaisena?
 

Vinkkejä yrityskohtaisten tilaisuuksien järjestämiseen

  • Varaudu tarjoajien kysymyksiin MITEN?

  • Muista pitää tilaisuuksista hankintayksikölle tarkoitettua pöytäkirjaa ja tee muistiinpanoja. Kysymykset voi kirjata ylös ja päivittää tarjouspyyntöä kysymysten mukaisesti. 
  • Varmista tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu. Tämä tarkoittaa sitä, että
    • Tietoa jaetaan tasapuolisesti kaikille prosessissa mukana oleville.
    • Yksittäistä tarjoajaa ei saa suosia tilaisuudessa esim. vastaamalla tarjoajan esittämiin, joskus hyvinkin yksityiskohtaisiin kysymyksiin.
    • huolehdit, ettei yksittäinen tarjoaja pääse liikaa määrittämään tarjouspyynnön sisältöä
       
  • Harkitse (miksi tätä tulisi harkita? onko riskejä?) yhteenveto- ja kiitosviestin toimittamista tarjoajille tilaisuuksien jälkeen, jossa kuvaat, miten prosessi etenee tämän jälkeen

 

Kirjalliset vuoropuhelut  eli asiakirjojen kommentointi

Hankintayksikkö voi haluta kommentteja valmistelemistaan tarjouspyyntöasiakirjoista. Osana markkinakartoitusta tai markkinavuoropuhelua voidaan toteuttaa kommentointikierros hankintayksikön valmistelemaan materiaaliin pohjautuen. 

Miksi toteuttaa kommentointikierros?

Kirjallinen kommentointi on tehokas keino saada pienellä vaivalla paljon tietoa tarjoajien ajatuksista. Kommentointikierroksen tarkoituksena on kartoittaa tarjoajien mielipiteitä laajoihin tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin tai yksittäisiin detaljeihin. Lisäksi kierroksella voidaan hahmotella konkreettisemmin avoimia asioita. 

Milloin toteuttaa kommentointikierros?

Kommentointikierros tulee tehdä ennen tarjouspyynnön julkaisemista.

Huomioi kommentointikierros kilpailutuksen aikataulutuksessa.
•    Tarjoajille on hyvä antaa riittävästi aikaa kommentoitavan materiaalin läpikäyntiin.
•    Varaa myös runsaasti omaa aikaa kommentteihin tutustumiseen ja tarjouspyynnön päivittämiseen kommenttien pohjalta. 

Miten toteuttaa kommentointikierros?

Kaikille hankinnasta kiinnostuneille ja ilmoitukseen vastanneille lähetetään materiaalia, josta on mahdollisuus esittää kommentteja ja muutosehdotuksia tiettyyn määräaikaan mennessä sähköpostilla tai verkkoalustaa käyttäen. Tyypillisimmin materiaali muodostuu hankintayksikön laatimista asiakirjaluonnoksista. Tavanomaista, tekstimuotoista dokumentaatiota voi rikastaa toimittamalla myös kuvia, videomateriaalia tai muuta dataa. 

Hankkijan on syytä olla valmis sisällyttämään tarjoajien hyvät ideat osaksi tarjouspyyntöä. On tarpeellista myös huolehtia siitä, että tarjoajien fokus suuntautuu materiaaliin oikealla tavalla ja pyrkiä varmistamaan, että pyydetyistä kommenteista ja kannanotoista on hankkijalle aitoa hyötyä tarjouspyynnön viimeistelyssä. 

Muistilista kirjallisiin vuoropuheluihin

  • Varaa riittävästi (esim. 1-2vk) vastausaikaa suhteessa materiaalin laajuuteen
  • Lähetä sama materiaali kommentoitavaksi kaikille tarjoajille
    • Voit pyytää materiaaliin yleistason kommentteja tai voit  pyytää tarjoajien näkemystä erityisesti asioihin, jotka ovat hankintayksikön kannalta avoimia tai mietinnän alla. 
  • Ilmoita tarjoajille selkeästi,
    • että kyse on dokumenttiluonnoksista ja ne tulevat päivittymään kommenttien perusteella. 
    • jos materiaali on osin tai kokonaan luottamuksellista.
      • Huomioi, että tarjoajat voivat tarvita alihankkijaverkostonsa tai muiden ulkoisten asiantuntijoiden tietoja vastausta laatiessaan,
  • Vastaa yhteisesti kaikille tarjoajille, jos tarjoaja esittää lisäkysymyksiä materiaalista.
  • Suosi suoria kysymyksiä tarjoajille
    • Sisältääkö alustava vaatimusmäärittely vaatimuksia, joita tarjoamanne tuote ei täytä?
    • Onko sopimusluonnoksessa ehtoja, joihin yrityksenne ei pysty sitoutumaan?
    • Millaisia ympäristö- tai sosiaaliseen vastuullisuuteen kohdistuvia vaatimuksia hankintaan voisi sisällyttää?
    • Millaista lisäinformaatiota tarvitsette esitetyn luonnosdokumentaation lisäksi, jotta voitte hinnoitella tarjouksenne mahdollisimman tarkasti?
  • Pyydä perustelut ja mahdolliset lisämateriaalit vastauksiin
    • Tekstimuotoisten vastausten lisäksi voit pyytää halukkaita tarjoajia toimittamaan esimerkiksi videomuotoisen esittelyn tuotteestaan, näyttökuvia tai käyttäjätunnukset, joilla kokeilla tarjoajan demojärjestelmää.Voit myös esittää laajempia, avoimia kysymyksiä koskien toimitettuja tarjouspyyntöluonnoksia ja tarjoajan tarjoomaa 
    • Tarjoajien vastaukset jäävät pääsääntöisesti vain hankintayksikön tietoon. Tyypillisesti vastauksia ei jaeta koosteena kaikille tarjoajille.
  • Varaa aikaa vastausten analysointiin ja tarjouspyynnön päivittämiseen vastausten pohjalta

 

Kaikilla yllä kuvatuilla vuorovaikutusmenetelmillä eli markkinavuoropuhelutyypeillä voidaan siis selvittää

•    ovatko hankintayksikön suunnittelemat vaatimusmäärittelyt kohtuullisia, selkeitä ja yksiselitteisiä ja tuottavatko ne vertailukelpoisia tarjouksia ja
•    kykenevätkö tarjoajat täyttämään hankintayksikön kaavailemat vaatimukset, 
•    miten vastuullisuuden tavoitteita voi edistää suunniteltavassa hankinnassa tarjoajien näkökulmasta ja
•    minkälaisia ideoita uusista innovatiivista ratkaisuista tarjoajilla olisi  
 

MITES MOTIVAN HANKKIJAN VIESTINTÄOPAS TÄHÄN SUHTEUTUU? linkataanko jonnekin? https://www.motiva.fi/julkinen_sektori/kestavat_julkiset_hankinnat/hyva…

VAIHE 1: Kartoita vaihtoehdot

VAIHE 2: Tiedota markkinoita suunnitelmistasi

Vaihe 4: Huomioi tulokset hankinnassasi

Markkinakartoitus hankintalain näkökulmasta

Tutustu myös

Mitä ja kuka

Milloin?

Miten

Käsitteiden määrittelyä