VAIHE 2: Tiedota markkinoita suunnitelmistasi

""

Markkinakartoituksen myötä toimittajien keskeiset tiedot ja tarjooman yleispiirteet on selvitetty. Miten edetä markkinakartoituksesta hankintakohtaiseen markkinavuoropuheluun? 
Ennakkoilmoituksen julkaisu

Kun toimialan tuntemus on selvillä ja suunniteltava hankinta alkaa hahmottua, hankintayksikön kannattaa julkaista hankintaa koskeva ennakkoilmoitus.

Ennakkoilmoitus julkaistaan HILMA-portaalissa EU-hankinnasta tai Liitteen E mukaisista palveluista ennakkoilmoituksena. Mikäli kyseessä on kansallinen hankinta, käytetään kansallista ennakkoilmoitusta.

Ennakkoilmoituksessa hankintayksikkö pyytää hankinnasta kiinnostuneita tarjoajia ilmoittamaan kiinnostuksensa osallistumaan markkinavuoropuheluun ja suunniteltuun hankintaan tai sillä julkaistaan tietopyyntö, jossa on joukko konkreettisia kysymyksiä mahdollisilla tarjoajille. 

[kuvakaappaus HILMASTA]

EU-kynnysarvot ylittävässä hankinnassa ennakkoilmoitusta voidaan käyttää myös määräaikojen lyhentämiseen. Huomioi, että ennakkoilmoituksessa on tällöin kuvattava tarjouspyynnön sisältö varsin tarkalla tasolla.

Tarkistuslista ennen ennakkoilmoituksen julkaisua

Olemme hahmotelleet, mitä haluamme hankkia

•    Tunnista hankintatarve ja määrittele se alustavasti huolella. 
•    Kuvaa tarjoajille, mitä halutaan hankkia. Näin ennakkoilmoitukseen vastaavat oikeat yritykset, jotka kykenevät täyttämään hankintatarpeen.
•    Mieti myös, mistä tärkeistä asioista ei haluta tai voida tinkiä.

Olemme asettaneet tavoitteet markkinavuoropuhelulle 

•    Mieti, missä valmistelun vaiheessa hankinta on ja millaisesta hankinnasta on kyse. 
•    Jos tiedetään, että markkinavuoropuhelun yhteydessä tarjoajilta tullaan haluamaan kirjallisia kommentteja laadittaviin tarjouspyyntöaineistoihin, tulee ennakkoilmoitus julkaista hyvissä ajoin. Tällöin tarjoajat ehtivät mukaan kommentoimaan. 

Olemme suunnitelleet aikataulun ja laskeneet paljonko markkinavuoropuhelulle varataan aikaa

•    Hankinnan aikataulua suunnitellessa varaa markkinavuoropuhelulle riittävästi aikaa. 
•    Huomioi kuitenkin, ettei aika markkinavuoropuhelun käynnistämisestä ensimmäisiin tarjoajia koskeviin aktiviteetteihin veny liian pitkäksi ja prosessi liian työlääksi. 
•    Varaudu informoimaan markkinavuoropuheluun osallistuvia tarjoajia merkittävistä viivästyksistä aikataulussa.

Olemme huomioineet markkinavuoropuheluun osallistuvat yritykset

•    Sovita hankintayksikön tietojen tarkkuus siten, että niihin tutustuva yritys ymmärtää helposti ja nopeasti, kiinnostaako hankinta heitä, ja voisivatko he mahdollisesti osallistua tulevaan tarjouskilpailuun.

! MUISTA: Älä kuormita turhaan yrityksiä esim. liian raskailla kyselypaketeilla, lukuisilla tapaamiskierroksilla tai todella pitkillä kahdenvälisillä keskustelutuokioilla. Suhteuta vastausaika toimittamasi materiaalin laajuuteen ja siihen, kuinka laajaa vastausta tarjoajilta odotetaan. 
 

TIETOPYYNNÖN TEKEMINEN OSANA MARKKINAVUOROPUHELUA

Mikä on tietopyyntö?

Tietopyynnöllä voidaan selvittää yleisesti tarjoajien halukkuutta osallistua hankintaan sekä hankintaan liittyviä seikkoja, . Lisäksi voidaan testata hankintayksikön hankintaa koskevien ajatusten toimivuutta eli:
•    Tarjoajien kykyä täyttää tuotetta, palvelua, urakkaa koskevat vaatimukset ja tarjouksen tekoa koskevat vaatimukset
•    Tarjoajien kykyä täyttää vastuullisuuteen liittyviä vaatimuksia
•    Tarjoajien kykyä täyttää soveltuvuusvaatimukset
•    Erilaisia hankinnan kohteen toteutustapoja, ratkaisumalleja, innovatiivisia vaihtoehtoja
•    Alan hinnoittelumalleja, sopimusehtoja 
•    Muita tarvittavia tietoja
Tietopyynnön sisältöä ja menettelysääntöjä ei ole kuvattu hankintalaissa, joten pyyntö on vapaamuotoinen kysely – vastaus -prosessi.

Tietopyynnön sisältö

Kirjoita tietopyyntöön lyhyt esittely hankintaorganisaatiosta ja alustavista määrittelyistä eli hankinnan kohteesta, laajuudesta ja aikataulusta. Tämän on hyvä sisältää myös
•    tietopyynnön tavoite
•    selvityksen pyynnön käyttötarkoitus (tarjouspyynnön valmistelu)
•    muistutus ilmoittaa mahdollisista liike- tai ammattisalaisuudeksi luettavista tiedoista
Tietopyyntöön kannattaa kirjoittaa aihealueittain selkeitä kysymyksiä, joihin tarjoajia pyydetään vastaamaan .

Tietopyynnössä kannattaa selkeästi tuoda esille seuraava:
•    Kyse on tietopyynnöstä, ei tarjouspyynnöstä, joka sisältää alustavaa informaatiota tulevasta hankinnasta. Informaatio voi muuttua julkaistavaan tarjouspyyntöön.
•    Tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa. 
•    Tarjoajan ei tarvitse tehdä tarjousta, vaan vastata tietopyyntöön ohjeistetulla tavalla.
•    Tietopyyntö ei sido hankintayksikköä eikä tarjoajaa.
•    Tietopyyntöön vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei ole este tarjouskilpailuun osallistumiselle.
•    Tarjoajan on ilmoitettava, ovatko vastauksessa annetut tiedot julkisia vai liikesalaisuutta. 
Ja kysyä mm. 
•    Onko yrityksellänne kiinnostusta osallistua xxxxx tarjouskilpailuun?
•    Ovatko hankinnan kohteen kuvauksessa kohdassa x-y mainitut vaatimukset sellaisia, että yrityksenne kykenee ne täyttämään. Jos ei, miltä osin haluaisitte vaatimuksia muutettavan?
•    Onko sopimusluonnoksessa olevat sopimusehdot sellaisia, että yrityksenne hyväksyy ne? Jos ei, miltä osin haluaisitte ehtoja muutettavan. 
•    Mitä muuta palautetta haluatte antaa tietopyynnön perusteella?

Ilmoita myös hankinnan alustava aikataulu sekä milloin mahdolliset tapaamiset tai kommentointikierrokset ennen tarjouskilpailua tullaan järjestämään.
Muista aina suhteellisuusperiaate kyselyn laajuuden osalta. Selvitä ennen tietopyyntöä, mitä tietoa omalla organisaatiolla on hankinnasta.

Miten tarjoajat voivat vastata tietopyyntöön?

Tietopyynnössä on ohjeistettava, missä muodossa ja mihin mennessä hankintayksikkö haluaa vastaukset tietopyyntöön. Ajan on oltava riittävä suhteessa toimitetun materiaalin ja tarjoajalta odotettavan kontribuution laajuuteen. 

Tarjoajia on hyvä ohjeistaa, millaista vastausta heiltä tarkkaan ottaen odotetaan: pyydetäänkö esimerkiksi yleistason kommentteja tai kokonaisnäkemystä tietopyynnön ohessa toimitettuun sisältöön, vai halutaanko perusteltuja vastauksia esitettyihin täsmäkysymyksiin.
Hankintayksikkö voi ilmoittaa, että se ottaa vastaan tietopyynnön vastaukset esimerkiksi sähköpostitse tai web-portaalin kautta. Tarjoajia on syytä ohjeistaa toimittamaan tiedot halutussa ja helposti hyödynnettävässä muodossa, esimerkiksi käyttäen tietopyynnön ohessa toimitettua lomakepohjaa. 

Koska kyse ei ole hankintalain mukaisesta tarjouskilpailusta, voi hankintayksikkö hyödyntää myös sellaiset vastaukset, joita ei ole toimitettu ohjeiden mukaisesti, esimerkiksi vaaditussa formaatissa. Tarjoajien yhdenvertainen kohtelu on hyvä huomioida tietopyynnön vastausten yhteydessä. Esimerkiksi yksittäisiin pyyntöihin käydä keskustelua tietopyynnön dokumenteista tai tilaisuudesta esitellä omaa ratkaisua on suhtauduttava varauksella. 

Tietopyyntöön annettuun vastaukseen ei voi vedota myöhemmin tarjousten vertailussa. Siksi tiedot on kysyttävä uudestaan varsinaisessa tarjouspyynnössä. Pääsääntöisesti tietopyynnön vastaajille ei makseta korvausta.

Tietopyynnön julkaiseminen ennakkoilmoituksen avulla

Tietopyyntö voidaan julkaista Hilma-palvelun kautta EU-hankinnoissa ja liitteen E-palveluissa käytettävän ennakkoilmoituksen muodossa.

Kansallisissa hankinnoissa tietopyyntö voidaan julkaista käyttämällä kansallista ennakkoilmoitusta.
Tietopyyntö voidaan lähettää lisäksi kaikille tunnetuille tarjoajille sähköpostilla tai julkaista organisaation internet-sivuilla, sillä kaikki tarjoajat eivät seuraa aktiivisesti julkisten hankintojen ilmoituskanavia. Mikäli tietopyyntö on julkaistu Hilman kautta, voi linkkiä ennakkoilmoitukseen lähettää tunnettujen tarjoajien lisäksi keskeisille sidosryhmille.

Ennakkoilmoituksen sisältö  

Hilman lomake: Ennakkoilmoitus (TED F01) tai kansallinen ennakkoilmoitus tai eritysaloja koskeva ennakkoilmoitus (TED F04)
Huom! Ilmoitukseen voi liittää dokumentteja. Hankintayksiköt voivat toimittaa myös dokumentit kaikille vastanneille tai ladata ne web-sivuilleen. 
Ilmoitukseen tarvittavat tiedot. (EU-hankinnassa myös *-merkityt):

o    Sovellettava oikeusperuste: Julkiset hankinnat direktiivi*
o    Hankinnan nimi: Ennakkotietoilmoitus: Hankintaorganisaation nimi/hankinnan kohteen nimi eli mitä suunnitellaan hankittavaksi]
o    Hankinnan tyyppi: tavara, palvelu, rakennusurakka, sote-palvelu
o    Hankintayksikön tiedot ja ilmoituksen yhteystiedot
o    Hankinnan lyhyt kuvaus:

Kuvaus, jonka perusteella tarjoajat voivat päättää, kiinnostaako hankinta.
o    Hankintanimikkeistä: CPV-kooditus sekä NUTS-koodi ja Pääasiallinen suorituspaikka
o    Hankintailmoituksen arvioitu julkaisupäivämäärä
o    Ei-pakollisena tietona mm. Hankinnan kokonaisarvo
 

Tutustu myös

 

Miten toteuttaa kartoitus tai vuoropuhelu?

VAIHE 1: Kartoita vaihtoehdot

VAIHE 3: Vuorovaikuta kiinnostuneiden kanssa

VAIHE 4: Huomioi tulokset