VAIHE 1: KARTOITA MARKKINOILLA OLEVAT VAIHTOEHDOT

""

Hankinnan suunnittelu on käynnistetty. Miten päästä alkuun markkinakartoituksen toteuttamisessa?

Markkinakartoituksessa voidaan selvittää hankinnan kohteena olevan tuotteen tai palvelun markkinatilannetta ja tarjontaa sekä tarjoavia yrityksiä koskevia tietoja. Markkinakartoituksen laajuus määräytyy sen mukaan, mitä markkinoista jo tiedetään, kuinka perusteellisesti markkinoiden toimintaa on tarve selvittää. Usein markkinakartoituksia toteutetaan arvoltaan merkittävissä hankinnoissa. 

Alla olevat tiedot ovat esimerkkejä mahdollisista markkinakartoituksessa selvitettävistä, liiketoimintaympäristöön, yrityksiin ja niiden tarjoomaan kohdistuvista tiedoista. Esimerkeistä voidaan poimia ne tiedot, jotka päätetään selvittää yksittäisessä markkinakartoituksessa. 

""

Toimialaa ja liiketoimintaympäristöä koskevat yleiset tiedot. 

•    alan yleiset toimintakäytännöt ja toimintalogiikka,
•    toimialan tulevat muutokset ja kehitysnäkymät,
•    toimialan toimittajien yleiset taloudelliset näkymät,
•    toimialalle tyypilliset hinnoittelumekanismit. 

""

Tiettyä toimittajamarkkinaa koskevia tietoja ovat esim. 

•    toimittajien lukumäärä,
•    kilpailutilanne ja -keinot,
•    markkinoiden alueellisuus ja niiden erot,
•    näköpiirissä olevat muutokset.

""

Yksittäisiä toimittajayrityksiä koskevia tietoja ovat esim.

•    henkilöstön määrä,
•    liikevaihto,
•    yrityksen ikä,
•    toimittajan toimiala sekä asema ja markkinaosuus siinä,
•    taloudellinen tilanne,
•    kannattavuus,
•    osaaminen,
•    tulevaisuuden suunnitelmat,
•    yrityksen julkissektorin tuntemus ja osallistuminen julkisiin kilpailutuksiin,
•    yhteistyön edellytykset ja muut tarvittavat tiedot.

""

Tiettyjä tuotteita, palveluja koskevia tietoja ovat esim.

•    tuotteen, palvelun soveltuvuus hankintayksikölle, 
•    tuotteen tai palvelun hinnoittelumekanismi,
•    tarjolla olevat lisäpalvelut sekä niiden saatavuus ja houkuttelevuus,
•    hankintayksikön kilpailutuksen houkuttelevuus,
•    yritysten osaaminen ko. tuotteesta, palvelusta,
•    yrityksen panostus tuotekehitykseen ja innovaatioihin,
•    tuotteen tai palvelun vastuullisuutta koskevien vaatimusten täyttyminen (esim. päästöjen tai haitallisten aineiden käytön vähentämiseen, materiaali- tai energiatehokkuuteen liittyvä vaatimus).
 

Markkinakartoituksessa selvitettäviä asioita (kannattaa valita esimerkiksi seuraavilla perusteilla):

•    Millaisia yrityksiä toimialalla operoi? Millaisia ovat toimialan yritysten keskeiset tunnuslukutiedot.

•    Millaisia tuotteita tai palveluita toimialalla tarjotaan ja millaisia liiketoimintamalleja ja ansaintalogiikoita yritykset suosivat?

•    Jos toimiala on vieras, selvitä ensin keskeiset tiedot siitä, miten toimiala toimii ja mitkä ovat keskeiset toimialan toimintaan vaikuttavat muutostekijät.

•    Jos toimiala on tuttu, selvitä suoraan kyseisen hankinnan toteuttamisessa tarvittavia tietoja. Miten toimialan yritykset voivat vastata hankintatarpeeseen? Olisiko yrityksillä tarjota vaihtoehtoisia ratkaisumalleja kuin se, mitä hankintayksikkö ensisijaisesti suunnittelee?

•    Jos hankinta on jo aiemminkin kilpailutettu, on aina hyvä päivittää tietoja edellisen kilpailutuksen jälkeen ja seurata markkinoiden muutoksia niin tarjoajakentän muuttumisen kuin uusien tuotteiden tai palveluiden lanseerauksen osalta.

ESIMERKIT LAAJASTA JA SUPPEASTA KARTOITUKSESTA ja niiden motiiveista: [tämän voisi siirtää esimerkkisivuiksi ja linkata vain tähän]

LAAJA KARTOITUS

Hansel Oy kilpailutti aurinkovoimaloiden dynaamisen hankintajärjestelmän vuonna 2020. Kategoriapäällikkö Pasi Tainio toteutti markkinakartoituksen perusteellisesti kaikki vaiheet läpikäyden:

Vaihe 1
Aurinkovoimaloiden toimittajakartoituksen tekemisen lähtökohdat olivat siinä mielessä hyvät, että alan toimijat olivat melko hyvin tuttuja jo vuosien takaa. Joidenkin kanssa oli tehty yhteisiä projekteja, ja moneen oltiin törmätty alan tapahtumissa. 

Haastetta toi se, että ala kasvaa ja kehittyy hyvin nopeasti ja uusia toimijoita syntyy kuin sieniä sateella. Kategoriapäällikkö päättikin lähestyä alan tärkeitä sidosryhmiä, kuten energianeuvontaa harjoittavan Motivan, alan edunvalvontajärjestö Lähienergialiiton, aurinkovoimaa edistäneen hankkeen Finsolarin sekä energiatukia hallinnoivan Business Finlandin aurinkovoimaloiden kanssa työskenteleviä henkilöitä. Näistä lähteistä saatiin melko kattava ja ajantasainen lista alan yrityksistä. Motivan aurinkosähköäkotiin.fi verkkosivusto osoittautui oivaksi avuksi etenkin eri alueilla toimivien yritysten toiminta-alueen hahmottamiseen. 

Vaihe 2
Hankinnasta julkaistiin ennakkoilmoitus Hilmaan. Ennakkoilmoitus herätti myös muutaman pienen ja aiemmin tuntemattoman toimijan mukaan markkinakartoitukseen. 
Markkinakartoituksen pohjalta tavattiin toimittajat. Ennakkoon oltiin valmisteltu kysymyspatteristo, joka läpikäyntiin kaikkien kanssa. Valmiista kysymyspatteristosta huolimatta keskustelua käytiin myös muista relevanteista teemoista. Kysymykset käsittelivät itse yrityksen toimintaa esimerkiksi olemassa olevan asiakaskunnan, yrityksen koon, alalla toimimisen historian sekä aurinkovoimaloiden asennustyössä tyypillisesti käytettävän alihankkijaverkoston osalta. Lisäksi kysyttiin yrityksen tarjoomasta: millaista asiakaskuntaa ja mitä asiakassegmenttejä yritys palvelee ja onko yritys törmännyt tuotteisiinsa tai palveluihinsa kohdistuneisiin reklamaatioihin. Kysymykset käsittelivät myös konkreettisesti yrityksen tarjoamia tuotteita, kuten voimaloissa käytettäviä komponentteja ja niiden valmistusmaata. Hankinnan vaikuttavuustavoitteiden asettamiseksi ja mitoittamiseksi selvitettiin esimerkiksi yritysten toiminnan ISO-standardeja ja sitä, miten tarjoajat huomioivat jo nyt ympäristövastuullisuuden merkityksen liiketoiminnassaan. Toimittajamarkkina-analyysiä tukemaan kutakin tarjoajaa pyydettiin idenfioimaan ja nimeämään pahimpia kilpailijoitansa. Näin hankintayksikkö kykeni muodostamaan holistisen käsityksen siitä, mitä yrityksiä markkinoilla toimii ja miten yritykset positioituvat suhteessa toisiinsa. 

Vaihe 3
Markkinakartoituksen jälkeen käynnistettiin varsinainen markkinavuoropuhelu. Markkinavuoropuhelu aloitettiin infotilaisuudella yhteisesti kaikkien tarjoajien kesken. Koska tarjouspyyntömateriaalia oltiin jo markkinakartoituksen tulosten perusteella ehditty valmistella, hoidettiin markkinavuoropuhelu yksinomaan kirjallisesti alustavan tarjouspyynnön kommentointimahdollisuuden muodossa.

Vaihe 4
Tähän lisäys

SUPPEA KARTOITUS

???????

Lähteitä ja keinoja markkinakartoituksen tekoon 

•    internet,
•    ammattialan lehdet ja tutkimuslaitosten julkaisut,
•    webinaarit,
•    tapahtumat,
•    kollegat,
•    toiset hankintayksiköt (kokemukset Suomessa ja kansainvälisesti),
•    toimialan järjestöt,
•    markkina-analyysejä tekevät yritykset,
•    luottotietoja antavat tahot,
•    yritykset.

Toimialan järjestöiltä ja erilaisilta markkina-analyysejä tekeviltä tahoilta voi saada tietoja alan yleisistä toimintakäytännöistä ja toimintalogiikasta, tulevista muutoksista ja kehitysnäkymistä sekä hinnoittelumekanismeista. 

Tietoja toimialan yritysten kannattavuudesta ja muista keskeisistä tunnusluvuista voi saada luottotietoja antavilta tahoilta. Tietoja yritysten julkissektorin tuntemuksesta ja osallistumisesta julkisiin kilpailutuksiin saa useimmiten suoraan yrityksiltä. 
 

Vaihe 2: Tiedota markkinoita suunnitelmistasi

Vaihe 3: Vuorovaikuta kiinnostuneiden kanssa

Vaihe 4: Huomioi tulokset hankinnassasi

Tutustu myös (linkkibokseina alle)

Kuka tekee

Milloin

Miten toteuttaa markkinakartoitus tai -vuoropuhelu?

Markkinavuoropuhelu hankintalain näkökulmasta