Hankinnan markkinakartoitus: kuka tekee ja mitä kartoitetaan?

Hankintayksikkö voi seurata jatkuvasti relevanttien tuotteiden ja palvelujen markkinan kehitystä. Uusia tuoteinnovaatioita ja palvelumalleja on syytä arvioida jatkuvasti suhteessa käynnissä oleviin ja tuleviin hankintatarpeisiin. 

Kun yksittäisen hankinnan toteuttamisen aika lähestyy, tarvitaan täsmätietoa markkinoilla olevista ratkaisuista hankintatarpeen täyttämiseen. Hankinnan kohde ja se, kuinka valmiiksi hankinnan kohde on jo määritelty ja kuvattu, ratkaisevat, millainen markkinakartoitus ja markkinavuoropuhelu on järkevää ja tehokkainta toteuttaa. 

Kuka tekee markkinakartoituksen? 

""

Markkinakartoituksen toteuttaa hankintayksikkö. Hankinta-asiantuntijoiden lisäksi markkinakartoituksen toteuttamiseen on hyvä osallistaa omia hankittavan tuotteen tai palvelun asiantuntijoita. 

Markkinakartoituksen toteuttamiseen voi osallistua myös hankintayksikön ulkopuolisia asiantuntijoita, kuten esimerkiksi hankinnan kohteen määrittelyn tukena käytettävä konsultti. Mahdollisten ulkopuolisten asiantuntijoiden osalta on syytä huomioida tässä oppaassa esitetyt näkökohdat ehdokkaan tai tarjoajan osallistumisesta hankinnan valmisteluun. 

Mitä markkinakartoituksessa tarkalleen ottaen kartoitetaan?

Markkinakartoituksen tarkoituksena on lisätä hankintayksikön ja hankinta-asiantuntijan markkinatuntemusta ja antaa mahdollisimman objektiivinen ja kattava käsitys mm. siitä: 

•    millaisia ratkaisuja hankintayksikön hankintatarpeeseen on tarjolla,
•    millaisia toimijoita markkinoilla on,

""

•    miten ja millä tasolla hankinnan kohde tulisi tarjouspyynnössä määritellä ja rajata, 
•    millaisia ideoita, näkemyksiä ja uusia ratkaisuja markkinatoimijoilla on hankintaan liittyen, 
•    mitä ja millä tasolla olevia vaatimuksia kannattaa asettaa hankinta-asiakirjoissatarjoajille, hankinnan kohteelle sekä tarjousten tekemiselle,
•    mitä hankintamenettelyä tai hankintamallia kannattaa käyttää,
•    minkälaisia hinnoittelumekanismeja ja muita käytäntöjä tietyllä alalla esiintyy,
•    millaisia vertailuperusteita (hintaa vai hinta-laatusuhdetta) kannattaa käyttää ja
•    minkälaisia sopimusehtoja alalla yleisesti käytetään.

Markkinavuoropuhelu osana markkinakartoitusta

""

Hankintayksikön ei tarvitse kartoittaa tarvitsemiaan tietoja ainoastaan omin päin. Hankintayksikkö voi viestiä omista tarpeistaan markkinoille ja tätä kautta saada apua tarjouspyynnön hahmottamiseen, laatimiseen ja hiomiseen. Markkinavuoropuhelu antaa siis hankkijoille hyvän keinon kuulla tarjoajia, ja markkinoilla toimiville yrityksille luontevan kanavan kertoa omasta osaamisestaan, kokemuksestaan ja ratkaisuistaan.

Hyvissä ajoin aloitettu markkinavuoropuhelu voi olla tärkeää yksittäisen hankinnan onnistumisen kannalta Hankintayksikön on kuitenkin syytä olla jatkuvassa ja systemaattisessa vuorovaikutuksessa markkinoilla toimivien yritysten kanssa.  

Vaikka konkreettista hankintatarvetta ei olisikaan käsillä, on teknologian kehityksen ja oman toimialan kehityksen seuraaminen sekä verkostoituminen tärkeää. 

Haluatko hankkia innovatiivisesti tai innovatiivisia ratkaisuja?

Markkinoilta saatava informaatio tukee innovatiivisten hankintojen toteuttamista. Markkinavuoropuhelun perusteella hankintayksikkö voi päätyä hankkimaan uudenlaisen ratkaisun, tuotteen tai palvelun. Markkinavuoropuhelu voi myös johdattaa hankintayksikön toteuttamaan itse hankintaprosessin uudella tavalla.

Markkinakartoituksen ja -vuoropuhelun hyödyt

o    Antaa mahdollisuuden hankintayksikölle kasvattaa tietoaan markkinoille tulevista hankinnoista.
o    Tarjoaa tilaisuuden esitellä omia ajatuksia hankintaa koskevista tavoitteista ja saada niihin palautetta.
o    Hankintayksikkö voi myös viestiä toiminnastaan markkinoille.
o    Hankintayksikkö voi löytää uusia potentiaalisia tarjoajia ja uusia ratkaisuja, kun saadaan tarjoajat kiinnostumaan tulossa olevasta tarjouskilpailusta.
o    Hankintayksikkö voi välttyä epätarkoituksenmukaisten tai tarjoajia tarpeettomasti karsivien vaatimusten tai vertailuperusteiden asettamiselta.
o    Hankintayksikkö voi saada entistä parempia ja vertailukelpoisempia tarjouksia.
o    Avoin ja etukäteinen viestintä antaa tarjoajille paremmin aikaa kehittää tarjoamaansa hankintayksikön tarpeita vastaavaksi, valmistautua tarjouskilpailuun ja varata siihen riittävät ja oikea-aikaiset resurssit.
 

 

Käsitteiden määrittelyä

Milloin markkinakartoitus tehdään?

Miten markkinakartoitus tehdään?