Sopimus ja sopimuksen seuranta

Julkisissa hankinnoissa sopimusten tekoon ja sopimusten noudattamiseen liittyy osaamista, jossa hankintalain tuntemisesta on suuri hyöty. Kannattakin ennen sopimuksen laatimista....

Perustietoa sopimuksesta ja sopimuksen seurannasta

Sopimusta laadittaessa on hyvä kartoittaa osaamistaan ainakin seuraavista olennaisista kokonaisuuksista:

  • sopimusmuutosten hallinta (mistä lisätietoa? Mihin linkki?)
  • vaikutusten ja vaikuttavuuden todentaminen (mistä lisätietoa? Mihin linkki?)

  • ennakoinnin ja riskien hallinta (mistä lisätietoa? Mihin linkki?)

  • sopimusriitojen ratkaisu (mistä lisätietoa? Mihin linkki?)

Ylläolevien linkkien lisäksi löydät lisätietoa näistä mm.

Kestävyysnäkökohtien huomioiminen sopimuksesessa ja sopimuksen seurannassa

On tärkeää, että kestävyysvaatimusten toteutumisen seuranta suunnitellaan ja menettelyt kirjataan sopimukseen. Yrityksiä voi kannustaa jatkuvaan parantamiseen myös sopimusehdoilla.

Tilaaja voi esimerkiksi antaa toimittajalle mahdollisuuden kehittää toimintaansa niin, että jotkin kestävyyteen liittyvät sopimusehdot toteutuvat asteittain sopimuskauden aikana. Sopimukseen voidaan myös asettaa kannustinmalleja, joissa toimittajalle esimerkiksi maksetaan bonusta jotakin sovittua tasoa paremman lopputuloksen toimittamisesta. Sopimuksen aikaiset kannustimet on ilmoitettava jo tarjouspyynnössä. 

On myös tärkeää määritellä sisäisesti, kenen vastuulla sopimuksen seuranta hankintaorganisaatiossa on. Sopimusvalvonnassa varmistetaan, että toimitetut tuotteet tai palvelut vastaavat tarjouspyynnössä vaadittuja kestävyysvaatimuksia. Lisäksi valvotaan, että toimittaja noudattaa sovittuja ympäristöasioiden hallintatoimenpiteitä tai täyttää asetut sosiaalisen vastuun vaatimukset. 

Keinoja sopimusvalvonnan toteuttamiseen ovat esimerkiksi 

  • Säännöllinen raportointi toimittajalta tilaajalle sopimuksessa sovituista tiedoista  

  • Pistokokeet  

  • Kolmannen tahon tekemä tarkastus 

Innovaatiomyönteisyyden huomioiminen sopimuksessa ja sopimuksen seurannassa

Hankintasopimus on innovaatioihin kannustava, kun siihen sisältyy tuotteen tai palvelun  kehitystyötä ja/tai kehitystyöhön siihen kannustavia ehtoja. Tämä voi tarkoittaa erillistä tutkimus- ja  kehityspalvelua tai palvelutuotannon yhteydessä tapahtuvaa kehittämistä sopimuskauden  kuluessa  Uuden tavaran tai palvelun (innovaation) kehitystyötä sisältävä sopimus (T&K-hankinta tms.)    Innovaatioihin kannustava palvelutuotannon sopimus. (sopimuskannusteet tms.)  Lisäksi sopimukseen voidaan sisällyttää tulosperusteisia bonus-sanktiomalleja, jotka ohjaavat toimittajaa sopimuskaudella.  

Kestävyysnäkökohtien huomioiminen hankinnan muissa vaiheissa

Hankintojen suunnittelu ja valmistelu

Hankintojen kilpailutuksen toteuttaminen

Vaikuttavuus ja arviointi