Vaikuttavuus ja arviointi

Hankinnan toteuduttua ja sopimuskauden aikana on tärkeää osata arvioida, kuinka hankinnalle asetetut tavoitteet toteutu(i)vat. 

Perustietoa vaikuttavuuden ja vaikutusten arvioinnista

Keskeisiä kysymyksiä hankinnan onnistumisen arvioimisessa ovat esimerkiksi: 

  • Oliko vaatimusmäärittely onnistunut: onnistuivatko tarjoajat vastaamaan vaatimuksiin? Saatiinko tarjouksia riittävästi? 

  • Oliko vaatimuksilla vaikutusta toimittajan valintaan? 

  • Mitä muuta opittiin? 

Oppeja voidaan hyödyntää niin sopimuskauden aikaisessa kehittämisessä kuin tulevissa hankinnoissa. Onnistuneita käytäntöjä voidaan seuraavaksi soveltaa myös uusiin tuoteryhmiin. Hankintojen toteuttaminen on jatkuvaa kehittämistä. 

Hankinnan tuloksista kannattaa myös viestiä sekä sisäisesti että ulkoisesti. Viestinnässä keskeistä on kertoa mitä hankittiin, mitkä olivat tavoitteet, mitä kriteerejä käytettiin, ja mitä opittiin esimerkiksi markkinavuoropuhelusta ja hankintamenettelystä. Viestiminen muille hankintaorganisaatioille mahdollistaa positiivisten vaikutusten levittämisen laajemmalle, viesti yrityksille taas kannustaa alaa kestävämpien ratkaisujen kehittämiseen jatkossakin.  

Kestävyyden ja innovatiivisuuden arviointi

Vaikutusten arvioinnin tulisi olla tärkeä osa kestävän ja/tai innovatiivisen hankinnan toteutusta. Vaikutuksia tulisi arvioida viimeistään hankinnan jälkeen mutta toki jo ennalta sekä. Hankinnan odotettujen vaikutusten määrittely tukee eri vaiheissa tehtävän arvioinnin onnistumista.  

Lähtökohtana ovat hankinnalle asetetut vaikuttavuustavoitteet, jotka johdetaan organisaation strategisista tavoitteista. Lisäksi arvioidaan vaikutuksia eli konkreettisia muutoksia, jotka hankinnalla oli tarkoitus saada aikaan – ja jotka johtavat osaltaan strategisten tavoitteiden toteutumiseen. Vaikutukset kattavat hankinnan asiakasvaikutukset (esim. hyvinvoinnin, osaamisen yms. kannalta) ja yhteiskunnalliset vaikutukset (esim. ympäristövaikutukset ja laajemmat sosiaaliset vaikutukset). 

Koska onnistumisen tavoitteet ja mittarit asetetaan jo hankinnan suunnittelu- ja arviointivaiheessa, voidaan tässä kohtaa hankinnan kestävyyden ja innovatiivisuuden toteutumista arvoida sille hankinnan sunnitteluvaiheessa asetettujen tavoitteiden ja mittareiden perusteella. 

Tutustumalla KEINO-osaamiskeskuksen laatimaan Hankintojen annakkoarvioinnin oppaaseen, kasvatat osaamistasi mm.kestävyyden ja innovatiivisuuden arvioinnista ja mittareista, joita tässä vaiheessa tulisi hyödyntää.